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主動開發外貿客戶丨通過這樣的四封郵件有效撩動對你不理不睬的潛在客戶,內附模板!

2018-12-03 21:04:46

當談到如何開發潛在客戶時,采用簡潔有效的溝通比什么都重要。

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根據DMR的商業統計數據,我們平均每天發送和接受121封電子郵件,而這個數字會隨著個體在組織中獲得的更多權利和責任而攀升。因此,您發送的郵件信息需要清晰,明確并且具備可讀性和相關性。畢竟,在大量的郵件中脫穎而出不是件容易的事。


以下是我們通過數據得出的幾個例子可以對潛在客戶的開發帶來促進作用。


說明:



1. 這些比我們通常發送的電子郵件更廣泛的應用于不同類型和類別的公司。

2. 您當然可以比下面的案例寫的更精彩,但請注意某些細節。



“撬動”潛在客戶最重要的是,知道他們其實并沒有很多時間來閱讀長篇大論或者充斥著網絡流行語的電子郵件,請確保您的客戶看到后不會崩潰,請記得始終把自己置于客戶的位置。


以下4封電子郵件模版,幫助您與潛在客戶聯系:


1. Landing the First Communication: Introduction Email to Potential Clients


敲定第一次溝通:向潛在客戶發送電子郵件


這封電子郵件用來介紹公司情況,關鍵是建立你在客戶心中專業的形象,并且提出溝通的邀請。


Hi [Prospect],


We’re a Y company that specializes in XX to help you...


我們是一家Y公司,專業生產XX產品(選擇您的主要業務以及成功經驗,可以幫助您的公司解決XX問題。


I’m wondering if you might be open to an initial conversation to gauge a fit? We’ve worked with companies like XX and XX to gain XX% goals.


我想知道你您是否愿意跟我有一次溝通交流?我們與XX的公司合作(插入兩到三個客戶) ,主要是XX產品。


If you have a minute or two to learn more about us, you can visit us here at XX. If I don’t hear from you, I will reach out to you via phone later in the week.


如果您有時間可以點擊XX網址來了解更多信息。如果我沒有收到您的回復,我會在本周再通過電話與您聯系。


Thank you,

[Your Name]

2. Landing the First Communication: Follow-Up Email


敲定第一次溝通:后續電子郵件


這將用作上述電子郵件的后續(第二天或下一周)。


我建議使用這樣的主題行:Sorry I Missed You。我們的研究發現使用這樣的主題行,郵件的打開率在30%-40%。


Hi [Prospect],


Quickly following up on my email from yesterday. I tried to call you, but was unable to connect. Hoping to set up a call to introduce my company, XX. Do you have 10 minutes anytime early next week that would work?


這是接著昨天那封郵件寫的。我試著打電話給您,但無人接聽。我真誠地希望能有機會跟您在電話里介紹下我們的公司(放入公司名稱)。您下周能抽10分鐘跟我通個電話嗎?


I thought you might find some interest in our work with XX comapany. We helped them to achieve goals resulting in XX% increasing achievements. You can read the whole story here: XXX。


我認為你可能會對我們與客戶的合作感興趣。我們已經成功幫助他們取得的很好的業績目標。(理想情況下此處可以列出一些數據,但其實任何有積極意義的結果都能起作用)您可以看下這些案例。(可以提供案例附件,如果涉及保密信息,也可不提供)


As a reminder, we’re a Y company, exper / specializing in the XX category. We’ve worked with XX company, and many others to achieve goal.


請容我再提醒您:我們只專業與XX產品的Y公司,我們已經跟很多大客戶合作,并且幫助很多人完成了業績目標。


Best,

[Your Name]

3. Post-Proposal Send: Follow-Up Email


提案后發送:后續電子郵件


這封郵件盡量別用,除非你的潛在客戶徹底消失了。這封郵件通常會得到回應,因為它輕微地暗示了客戶他們“消失”了,而您還想堅持聯系他們,這既簡單又有效。


此外它還能再一次的向潛在客戶展示公司信息以及您的專業產品。


據我們的研究表明,大多數潛在客戶的回應是道歉和欣賞。即使你現在還沒有獲得客戶的訂單,但至少你知道是否可以繼續將這個客戶列在你的名單中。


這里推薦使用的主題行為:[Company Name] -- Still Interested?


Hi [Prospect],


Hope you had a good weekend (been well, etc.*).


希望您度過一個愉快的周末。


Not sure if you’ve been really slammed or you’ve decided to hold off for now, but I wanted to see if you might have any feedback on our proposal?


雖然不太確定您是拒絕了我們還是懸而未決,但我還是想知道您對我們的產品和提案是否有意見或建議?


Certainly no rush on our end -- I don’t want to become a pest if you’d prefer I hold off on contact.


當然我并不急于求成,如果您是暫時沒有需求也請告訴我,因為我不想成為被您討厭的人。


I also thought you might have some interest in a recent post on XX category. You can read it here: link.


我還覺得您可能對我們近期關于XX的產品感興趣。(一份為客戶特別定制的產品類目文件,如果沒有,也可以使用一些第三方文章佐證),您可以在此閱讀:(附件)。


Look forward to hearing from you.


期待您的回信。


Thanks,

[Your Name]


注意:不要使用Hope you’ve been well/had a good weekend來做主題行。


4. Last-Try Send: Follow-Up Email


最后嘗試發送:跟進郵件


不止一次的跟進聯系潛在客戶很重要,但知道什么時候放棄也很重要。是什么時間點呢?當客戶覺得你在浪費他們的時間,或對方真的沒有意向,而你也來浪費開發其他潛在客戶的時間時。


因此,當您沒有更多時間精力來跟進這個潛在客戶時,或者目前無法繼續推進時,可以使用下面這封郵件。


Hi [Prospect],


I've tried to reach out a few times now without a reply. Usually when this happens, it means my offer is not a priority right now. Is it safe for me to assume that's the case here?


我試圖聯系您好幾次但都沒有回復。通常情況下,這意味著我的報價(或產品)目前不在您的優先考慮范圍內。不知道我這樣的猜想是否正確?


If it is, I won't bother you any more. If you'd rather I follow up in a month or two when you have more bandwidth, I'm happy to do that as well.


如果是的話,那我不再打擾您。如果您在一至兩個月內有更多的需求,那么我很高興再給您發送產品類目及報價。


Thanks for your time.


感謝您撥冗閱讀。


Regards,

[Your Name]



   我是一個案例  


案例背景簡介:通過谷歌開發找到荷蘭當地品牌的飲料制造商Mike,通過結合找郵箱工具(欲了解工具加我微信15312798557)進一步搜索,找到他的企業郵箱地址,預備推廣促銷禮品。


01  
1封開發信和后續3封跟進郵件



第一封開發信:



Hi Mike,


It’s Sophie from PAE China. Hope this email finds you well.


Consolidating your purchases from China has never been easier, we have completed numerous projects in Europe and you may even know some of the brands we've worked with.


There are a wide range of variety of marketing materials can be offered for your budget. What will the sound of your brand be?Find me on WhatsApp: XXXXX and let's discuss more.


Best Regards,


Sophie




小結:


這封開發信我主要講清楚幾點:


1)要整合那么多不同種類的產品出柜,并不容易,但我們在歐洲已協助過很多品牌生產制造商完成了很多類似這樣的項目。以此突出我方實力。


2)促銷禮品種類繁多,我們會根據客戶的budget預算和品牌定位,做出適合的促銷禮品方案。


3)一個小問句“What will the sound of your brand be?”引起客戶好奇心。因為促銷禮品,說到底就是get branded.


客戶的最終目標是通過帶有公司logo或促銷語的禮品來提升和打造企業的品牌形象,同時引起媒體關注和吸引消費者。而不是干巴巴地說“我能提供馬克杯”“我能提供圓珠筆”“我能提供帽子”這類的表述。


附上這樣一句話,他很可能會感興趣,我們到底能為他的品牌做點什么?這已經將客戶的注意力從產品牽引到品牌上了。


兩天后,客戶沒有回復,意料之中。


我寫了一封跟進郵件:



Hi Mike,


It’s Sophie again. Last time I mentioned we can offer the marketing materials.


Trust you're very busy, but I've been wanting to have a quick chat about bringing promotional items presentation to you.


If 10 minutes of your time isn't too much to ask, then maybe we could jump on a quick call to discuss this? 

 

Best Regards,


Sophie




小結:


這封跟進郵件直接開門見山,我想跟他進一步約電話溝通促銷禮品方案,語氣表達得很尊重很委婉,理解他忙也明白他時間寶貴,但仍舊想爭取。


客戶依舊沒回復。


三天后,我又追了一封郵件,開始下猛料:



Hi Mike,


Based upon your Instagram you're a big fan of Coca Cola - inspiring me to reach out to you again.


You know we have been also authorized to produce some give away items for Coca Cola - South Africa.


Please see attached the photos for your reference.


Best Regards,


Sophie




小結:


我注意到這位Mike很喜歡可口可樂。雖然他也是做飲料的,但是時不時都會在Ins.上面曬可口可樂。我猜想他很欣賞可口可樂的文化,所以文中提及到這點并且附上南非可口可樂授權后我們供應的促銷贈品圖片。以此進一步表現出我們的實力??墒?,客戶仍舊沒反應,沉住氣。


五天后,繼續跟進:



Hi Mike,


Good day.


I would like to share you with the inspection report for 20 kinds of promotional gifts shipped recently.


Thank you for taking the time to read my email. Really hope we cross paths in future.


Best Regards,


Sophie




小結:


附上一份驗貨報告,完整地給客戶呈現出各種促銷禮品的款式、工藝流程以及驗貨、出貨環節的細節。



02   客戶已有合作多年的供應商,怎么撬動他?



 

三天后,客戶首次回復我:



I am happy with my current suppliers. They are also in China. We have working with them for about 5 years, and we are very satisfied.




這封郵件第一遍看,簡直就是殘酷的拒絕。就好像表白四次,結果收到了對方的好人卡:別再寫來了啊,我們已經有合作多年的供應商,而且大家合作很滿意。


再看一遍的時候,就會多一點樂觀,起碼客戶回應我了,并且告知了實際情況:他們在中國已有供應商。


琢磨了半天,我回復如下:



Hi Mike,


Thanks for your feedback.


Many of our current customers have used different suppliers in the past. Despite how much I really want your business, I'm sincerely happy for you & your company and how your vendors have performed.


When struggling to overcome delivery, prices etc challenges, please come to us for a quote or solution. You can always depend on our quality service.


I will keep updating you our new arrival of gift items if it will not bother you.


Best Regards,


Sophie




小結:


1)首先指明,我明白他的意思,目前我們很多客戶過去也曾和其他的供應商合作過。


2)無論現在多想和他合作,但仍要為他所提及的情況而高興,所指是他的供應商目前一切都讓他很滿意這件事。


3)提醒他當遇到交貨期和價格等難題時,可以隨時找我報價或者提供方案。也就是說,我愿意當一個備胎(劃重點:備胎在外貿里不可憐),表示他可以信賴我們的服務。


4)繼續委婉表達,如不打擾,我會一直將新款的促銷禮品消息傳遞給他。這是在給后期的持續跟進埋伏筆,如果他不回復,我就當他默認。


與其同時,我一直關注他在LinkedIn 和Ins上面的動態,在他產品發布的時候我就發郵件:Congrats for your new launch. It looks really awesome.


此后我按照每個月在他面前露一次臉的頻率進行跟進,對社交平臺保持密切關注。在有新品的時候給他發郵件,在有折扣或者有參展消息的時候給他發郵件。整個過程客戶都不回復,但是從顯示郵件已讀這點看,沉默不代表不感興趣,也不代表反感。


三個月后,收到客戶的首封詢盤:



Dear Sophie,


Please advise us quotes for 10,000pcs round neck shirts to consolidate with our 40'hc other gift items. Artwork is as attached.


Mike




那個時候真的特別開心,他終于松動了。


分析發來的詢盤:


1)設計稿齊全,2款;

2)數量明確,10000件;

3)他有一個40尺高柜要出,訂這批衣服預備一起拼柜出貨。


他的詢盤內容,衣服材質不明確,純棉還是滌棉?或是其他規定的材質?數量10000件是2款的總數量,還是每款各5000件?尺寸的配碼如何?小碼多少件?中碼多少件?大碼多少件?還是有特定的碼數要求?其他的貨已經完成了嗎?我需要把貨送去哪里?這關乎運費核算。印刷方式是熱轉印、燙印還是局部繡花、局部熱轉???還是局部絲網印、局部熱轉???


通常這些是我和供應商詢價時,供應商問我的各種問題,但是我不會這么去煩客戶,我們要做的,是讓客戶省心,高效解決他的需求。


于是我按照每款10000件報價。根據設計稿圖案面積大,我建議全身燙印??紤]到促銷禮品的性質,我建議了三種材質,第一種假設給他的老客戶做公司禮品用,那么建議100%純棉,質量好,舒服透氣;第二種是莫代爾材料,手感好,環保人造纖維,價格適中;第三種,如果他是短期做活動,促銷贈品,建議滌棉材料,價格會更便宜。


在報價的時候,根據出貨經驗估算了運費,攤到單價里去。


上述所有的問題都根據自身經驗去給客戶建議。如若他有特殊要求,肯定會在詢盤中提出,或者在后續郵件中指出。




03   
客戶給我挖坑,如何和他進一步談判?




在詢盤里,我突出了一個亮點:Guarantee color of pattern would never run.因為客戶的設計稿中衣服是深色的,圖案很復雜,如果是劣質產品,很容易洗后掉色。為減輕客戶顧慮,我特別強調圖案的顏色不會掉色。


客戶選擇了全棉材質,并問我一個問題:Confirm color will never fade? What guarantee?看出他給我挖的坑了嗎?我原文用never run指圖案不會掉色,他問我是不是顏色never fade不會褪色。


給大家科普下行業知識,褪色是指紗、線、織物或有色基質上的顏色,經日光照射或空氣中的燃氣薰燎導致在色光、深度或艷度方面所出現的變化。防止褪色的關鍵是選用性能穩定、不易褪色的顏料。而掉色就是洗了一下以后,水里會含有部分布料上的顏色。掉色是因為在印染過程中,有染料沒有去凈,而形成的浮色。嚴格的講只要是全棉制品,沒有不掉色的,所以那些回答你“不掉色”的人,就需要多小心點兒了,多半是化纖品。


我回復:



There may be loose color after first time of washing as the round neck shirts are dark colors. But we guarantee the color of pattern will not run after times of washing. Please advise your decision accordingly.




即便他已經和我有互動了,很可能有機會合作,但是前期得把細節溝通清楚,不然后續合作也是隱患不斷,如果第一次合作就出現質量問題的投訴,不是花樣作死嗎?


所以我的解釋是,因為圓領衫是深顏色的,在第一次洗滌之后可能會出現浮色,這是正?,F象,但是多次洗滌后,圖案上的顏色是不會掉的。


客戶兩天沒回復,我繼續跟進:



Friendly reminder on the below email so we can proceed.




他回復我:



Please bear with us. We are also enquiring in India where fabric is relatively cheaper. We shall advise once we get the firm prices from those suppliers. 




他讓我保持耐心,他們在和印度的供應商比較價格。印度的布料價格相對便宜,等他從其他供應商那拿到價格后,會通知到我。


當今的競爭就是這么激烈,不僅國內千帆競渡,國外也互爭雄長。


我回復:



Well noted. If it is ok, please feel free to send us your target. We will see how to adjust to meet your requirements, thank you.




因為他的回應是在暗示,他在收集供應商的報價。所以價格要很有比較優勢,而我的回應表示,如果你能告訴我目標價的話,我可以根據你的價位來調整質量。


我不會說給最便宜的價格,因為永遠有人比我更便宜,但是只有質量的調整,價格才會相應變動。如果想追求低價,你就得對質量妥協。


繼續等待,一星期后我跟進:



Could you please help update the status? Thank you. 




詢問他最新進展。


他回復我:



Can we have a sample? 




我當天安排寄出,五天后樣板到他手后,他回復:



Please wait as many changes are needed as per new guidelines. 




繼續等,根據新條例有了很多新變動。


我也不知道具體是什么,回復:



Thanks for your update. Have a nice day. 




既然他讓我等,就證明我還有機會。那就等,保持常規跟進就好。



04   
客戶和我討價還價,如何贏得他的訂單?



五天后,Mike回復:



Quotes from India are at $2.25 for a round neck shirt. Hope you would be able to match the prices.




我的報價是USD3.4,從他的回復可以看出兩點:


1)他說希望我能達到他的目標價,而能百分百肯定的是,他愿意給出比印度供應商報價高出一塊多美金的價格來和我談,結合他之前提問過我掉色的問題,說明他重點考慮質量。


2)更重要是,這個目標價肯定是有水分的。不然怎么會和我談,不是去和低價的那位談?


想到這些,我特意晾了他一天。


隔天,我回復:



Please advise if we can adjust the material/quality a little bit to meet your target. We will update you the details tomorrow.




是否可以接受調整質量去對應他們的目標價,我沒說降低質量。我說的是adjust,調整。因為不想給他感覺,你想要便宜的啊,那質量很差哦。這樣會顯得很賭氣,很不專業。


他回復我:



Please stick to the cotton material. 



他還是要棉質。


我繼續晾了他一天。


來梳理一下價格:原先報價USD3.4 100% 180g純棉,價格含有12%利潤。因為是EXW,我可以讓利5%給他。但是我不會給他感覺我是在質量不變的情況下降價給你。不然以后他會習慣一直討價還價。


其實行內人都知道,160g和180g的純棉幾乎在價格上是沒差別的,可是我得和他傳遞出差別。因此我再次報價過去,USD3.2/pcs 100%純棉160g,并且表示:This is our rock-bottom price for the cotton material. We don't want to compromise the quality which may bring future headache. Hope you can understand.


在報這個價格的時候,我很仔細地斟酌了大半天。因為我擔心他會直接去找原來的供應商或者跟低價走和印度那邊下單。所以我和他強調現在這個價格已經是最低價,暗示他一味妥協質量,后續可能會帶來不必要的麻煩。


三天后,他確認了訂單。一分錢一分貨,并且他也看過我們樣板的質量。至此,我們開始了第一次合作,32000美金的訂單,是個很不錯的開始。



05   案例總結和實用句型分享


我想給大家總結的是:


開發信并不是一勞永逸,要持續跟進。在前幾次的跟進最好要在郵件中和客戶回顧下之前的內容,refresh一下。不然客戶可能都忘了你是誰,你之前發了什么。


當客戶說明I am happy with my current supplier或者We already have a supplier for that的時候,并不要看成是一種回絕。盡可能去了解對方是誰,再來對癥下藥。


分享一些有效的回復句型:



I'm happy that you have a good relationship with your current vendor already. Does they bring you 100% the results you are expecting or are there still areas where value can be added? 


開門見山,很高興你們已經和現有的供應商保持良好的合作關系了。他們是否100%符合您期望?還是我們還有什么空間可以補充上的?因為你不知道客戶現在是否和他的供應商存在合作痛點。






At this point, I'm not asking you to rip anything out. We'd just like the opportunity to show you how we're different and how we've provided additional value to our clients. I can present you some case we've done for our other clients. 


表達現在沒有想從你這拿走什么,只是想能否給予機會展示一些案例,來證明我們公司也很有競爭力,一直在為我們的客戶帶來價值。






Have they ever let you down? Are you looking for a more reliable vendor you can have confidence in. If possible, we can schedule a follow up call. 


如果你的公司特別有實力,并且了解到你們遠勝于競爭對手,可以直接自信和客戶這么說,請求是否可以電話細談。






Thanks for your information. We'd like to be your backup if you don't mind. Any inquiry or requirements, you can get the prompt attention from us. 


表示如不介意,我們可以做后備。歡迎任何垂詢。






It sounds like things are pretty good. Is there anything that you think could or should be better? 


試圖挖掘出客戶的痛點,詢問他是否覺得目前還有待改善的空間。




而從這個案例可以得知,老客戶一定要用心去維護。還是那句話,每一個老客戶,都可能成為別人的新客戶。


我做采購十年,站在買家角度,無論合作得多密切的供應商,我們還是會準備很多后備供應商。當出現狀況,比如合作的供應商出現交貨掉鏈子等問題時,可以做到有備無患。因此,買家不會拒絕任何優質供應商給予的支持,多刷刷存在感,才能加強印象。


在還價過程中,我沒有被客戶牽著鼻子走,反而要牽引他把注意力從關注價格轉移到關注質量上去,不然就是沒完沒了的壓價階段。所以當客戶和你還價,不要第一時間降價。即便降價,不要毫無理由毫無原則地降價??蛻粼谶@方面不能慣著,不要因為著急拿單,就馬上接受客戶的壓價。


最后,一定要斟酌客戶對細節方面的提問,不能落入客戶的坑里。比如交期時間要有所保留去說working days工作日,而不是具體多少天,以免客戶到時回頭和你算賬。


調查表明,這些郵件幫助很多人與超級忙碌的買家聯系。希望它們也能給您的業務帶來幫助。嘗試使用這樣的跟進郵件,看看它們是否能帶來不一樣的效果。


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